專業(yè)的文檔數(shù)字化服務(wù)
中博奧公司還可以為您提供專業(yè)的文檔整理、掃描服務(wù)，擁有100多人的專業(yè)隊(duì)伍，10多名經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理，60多臺(tái)高速掃描設(shè)備。成熟的管理流程，為各企事業(yè)單位提供了約1億頁(yè)的文檔整理、掃描服務(wù)。
一、檔案數(shù)字化概述
檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄,是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案,我們能夠更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來(lái)。檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面,是一項(xiàng)崇高的事業(yè)。
檔案是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、積累知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的事業(yè), 涉及各個(gè)領(lǐng)域和行業(yè),是各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一。
隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，大數(shù)據(jù)擁有者將大放異彩。
處在大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案事業(yè)， 將朝社會(huì)化、多元化、開放性和先進(jìn)性發(fā)展，幫助人們洞察大數(shù)據(jù)帶來(lái)的大價(jià)值。檔案大數(shù)據(jù)，其特點(diǎn)表現(xiàn)在一方面可以提供政府企業(yè)運(yùn)行的依據(jù)，支持核心生產(chǎn)力與應(yīng)用，另一方面檔案仍對(duì)合規(guī)、電子取證、安全、診斷以及其他支持性應(yīng)用程序有相當(dāng)大的價(jià)值。將成為政府、企業(yè)集團(tuán)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位、學(xué)校、金融等行業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。
中博奧長(zhǎng)期從事檔案數(shù)字化工作，目前，已經(jīng)擁有一批專門的檔案整理人員，都經(jīng)過(guò)了專業(yè)檔案管理者的細(xì)致培訓(xùn)，也在實(shí)踐中得到過(guò)充分鍛煉，文化水平較高，思路清晰，邏輯性強(qiáng)，有一定的提煉和總結(jié)能力；完全能達(dá)到檔案數(shù)字化工作安全性、完整性、正確性、復(fù)雜性、權(quán)威性的要求。
二、檔案數(shù)字化內(nèi)容
所謂檔案數(shù)字化、信息化就是利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)，采用專業(yè)的掃描儀、高拍儀和數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)、縮微膠片、底片等載體上的檔案信息作數(shù)字化處理，生成數(shù)字影像文件進(jìn)行存貯，并將檔案檢索信息輸入計(jì)算機(jī)，采用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理和開發(fā)利用。
檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容：
第一是檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；
第二是各種載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案圖像數(shù)據(jù)庫(kù)或多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)；
第三是各類檔案專題信息的采集與建庫(kù)。
目前，檔案室保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的管理與傳播方式，即實(shí)施手工管理和以點(diǎn)到點(diǎn)的傳播，即便是經(jīng)過(guò)編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實(shí)現(xiàn)以點(diǎn)到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達(dá)到社會(huì)化程度。檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值也難以充分實(shí)現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存” 的形勢(shì)。
檔案數(shù)字化以后，對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。
首先，檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件。
1.代替原件使用,把原件妥善地保存起來(lái)，便可以有效地延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間。
2.數(shù)字化副本分地保存。對(duì)那些需要長(zhǎng)期或永久保存的重要檔案，可以用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。有些檔案材料由于紙張、字跡和保管條件等因素，字跡出現(xiàn)了模糊擴(kuò)散或褪變。這種檔案可以經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)生成數(shù)字影像，再利用計(jì)算機(jī)圖像處理技術(shù)就可以恢復(fù)模糊褪變字跡，其次，檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。
檔案的數(shù)字化副本以其積極的、動(dòng)態(tài)的特性改變了長(zhǎng)久以來(lái)的檔案利用方式
1.不再受“孤本”的限制。
2.異地調(diào)閱，數(shù)字影像文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。擴(kuò)大了檔案的利用空間，讓更多的人們來(lái)了解檔案，利用檔案。
3.“時(shí)間”不再是限制，利用者可以隨時(shí)使用自己需要的文件。數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時(shí)間上網(wǎng)利用檔案信息資源。
二、檔案數(shù)字化流程及細(xì)節(jié)
1．資料移交
首先要將資料從檔案室移交到加工現(xiàn)場(chǎng)的臨時(shí)庫(kù)房。在轉(zhuǎn)移之前，雙方共同在資料室完成資料的逐冊(cè)清點(diǎn)工作，并登記承接時(shí)間、總冊(cè)數(shù)，并有雙方負(fù)責(zé)人在清單上簽字。清點(diǎn)交接工作必須認(rèn)真仔細(xì)，逐筆核對(duì)，不允許出現(xiàn)任何差錯(cuò)。這些信息作為資料歸還時(shí)檢查的參考依據(jù)。本步驟完成后，將會(huì)形成《移交清單》。
2．資料拆分
資料的整理和拆分時(shí)，資料拆分人員按照《資料拆分工作說(shuō)明書》的要求進(jìn)行資料拆分工作，并填寫移交清單（此移交清單是資料拆分人員和項(xiàng)目經(jīng)理共同填寫）簽字后領(lǐng)取并進(jìn)行資料拆分。
3．資料掃描
原件的掃描與存儲(chǔ)格式完全按照國(guó)家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描。資料掃描設(shè)置專業(yè)崗位和補(bǔ)掃崗位；補(bǔ)掃崗位主要負(fù)責(zé)改正圖像質(zhì)檢發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。
通過(guò)掃描，紙質(zhì)資料數(shù)字化為電子資料。本步驟是資料數(shù)字化的核心和基礎(chǔ)，直接影響對(duì)于紙質(zhì)資料獲取數(shù)字化信息的好壞。
掃描過(guò)程對(duì)掃描后的文件質(zhì)量影響主要參數(shù)是：掃描分辨率（DPI）、色彩（黑白、灰度、彩色）、存儲(chǔ)格式（JPG、TIFF、PDF）、明暗度和對(duì)比度。
按照技術(shù)指標(biāo)，掃描時(shí)應(yīng)根據(jù)資料紙張的質(zhì)地，底色，薄厚程度，可拆或不可拆制定掃描方案，確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下，使原件完好無(wú)損。
4．圖像處理
掃描后的原始圖像需要進(jìn)行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)掃描后的具體情況，圖像要進(jìn)行如下處理：圖像旋轉(zhuǎn)、校正還原，以符合閱讀習(xí)慣；圖像去原始信息外臟點(diǎn)、斑點(diǎn)去除，如去黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等。處理過(guò)程中應(yīng)遵循保持原貌的原則。
5．插圖頁(yè)面處理
資料中有插圖的要在掃描時(shí)對(duì)掃描閥值做相應(yīng)調(diào)整，如黑插圖用灰度掃描不清楚時(shí)，應(yīng)該用其他色彩掃描，在保持原始頁(yè)面信息的同時(shí)使圖像清晰可辯。
6．圖像質(zhì)檢
圖像質(zhì)檢設(shè)置崗位由項(xiàng)目經(jīng)理兼任，負(fù)責(zé)每天抽檢比例不低于圖像處理總量的10%；
圖像質(zhì)檢也是對(duì)掃描工序的第二次校驗(yàn)（二校），主要對(duì)兩方面的情況進(jìn)行檢查：
圖像數(shù)量：對(duì)處理的圖像數(shù)量是否同原書數(shù)量一致、圖像是否存在重掃、漏掃的情況。
圖像質(zhì)量：對(duì)圖像是否清晰、可閱讀，是否字跡斷連、字跡過(guò)深，是否達(dá)到掃描要求的分辨率。
對(duì)文本域錄入與文本錄入域的標(biāo)引、文件的頁(yè)號(hào)及頁(yè)數(shù)進(jìn)行對(duì)比，對(duì)掃描前的圖像頁(yè)的標(biāo)引與掃描后的圖像頁(yè)的編號(hào)與頁(yè)數(shù)進(jìn)行對(duì)比，發(fā)現(xiàn)不合格的登記清單并退回上一流程重新處理。
7．資料裝訂還原
資料圖像成品檢查合格后，移交客戶前需要裝訂還原，根據(jù)原稿拆分時(shí)的情況按照騎馬釘、斜釘、書式塑料裝訂等方式裝訂還原。
8．圖像與索引掛接
文本域錄入和掃描處理檢驗(yàn)后的圖像成品，按年度進(jìn)行文字圖像與系統(tǒng)的掛接，不需手工掛接即可實(shí)現(xiàn)文本與圖像頁(yè)與系統(tǒng)的掛接。掛接到檔案管理系統(tǒng)中后，進(jìn)行再次的成品驗(yàn)收，對(duì)各種使用習(xí)慣逐頁(yè)進(jìn)行檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格后移交驗(yàn)收小組驗(yàn)收。
8．?dāng)?shù)據(jù)移交
通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸或硬盤方式移交成品數(shù)據(jù)。成品數(shù)據(jù)包括：?jiǎn)螌覲DF文件、TIFF圖像、《備注說(shuō)明》（原書出現(xiàn)殘缺、重頁(yè)、水淹、火燒、圖像不清、空白頁(yè)、插頁(yè)、插圖，提交數(shù)據(jù)的總數(shù)與原書的總數(shù)不一致等情況）文檔。
9．檔案數(shù)字化加工流程
資料交接（填寫移交清單雙方簽字）和查重（重復(fù)資料的審核，客戶確認(rèn)后剔除）→→資料拆卷（起釘、書式塑料金屬裝訂物剔除），檢查紙張情況及內(nèi)容書寫清晰度→→資料分頁(yè)掃描（按厚薄、顏色、閥值調(diào)整掃描參數(shù)）→→圖像修圖（糾偏、校正、清晰度調(diào)整、裁邊）→→圖像質(zhì)檢及無(wú)損壓縮（多頁(yè)TIF或PDF成品壓縮）→→圖像命名（PDF命名格式、命名字段規(guī)則）→→資料裝訂還原（騎馬釘、斜釘、書式塑料裝訂、書式金屬圈裝訂等）→→圖像與索引掛接→→資料移交（按移交表清點(diǎn)無(wú)誤后雙方簽字確認(rèn)裝箱）→→數(shù)據(jù)備份（硬盤或服務(wù)器雙備份）→→成品驗(yàn)收（按批次打印加工臺(tái)賬清單，移交目錄造冊(cè)；客戶驗(yàn)收通過(guò)簽訂驗(yàn)收合格書）
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