機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量檔案，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費(fèi)著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，那么，如何做好檔案整理工作呢？

　　檔案整理歸檔工作

　　１、將全部文件收集起來

　　文件歸檔工作是按一定周期進(jìn)行的，可能是一年，也可能是一個季度，因此進(jìn)行歸檔工作時，首先要以年或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保后期歸檔工作順利進(jìn)行。

　?。病凑障嚓P(guān)章程進(jìn)行篩選

　　一般來說，沒有當(dāng)前和后期參考、使用或執(zhí)行價值的文件無需保存，此類文件可以首先剔除并進(jìn)行銷毀，剩余文件則可根據(jù)本機(jī)關(guān)單位關(guān)于文件歸檔管理的具體要求進(jìn)行篩選。

　?。场澐诸悇e和級別

　　篩選工作完成后，檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進(jìn)行橫向分類，再按照上下級的隸屬關(guān)系進(jìn)行縱向排列，無法劃分級別的文件，可酌情與本部門文件并列歸檔。

　?。?、確定保管期限

　　凡是在本機(jī)關(guān)實(shí)體及其職能上能構(gòu)成全局程度影響的文件，均需要永久保存，其余歸檔文件可根據(jù)其價值的影響時長及相關(guān)規(guī)章制度來預(yù)留足夠的保管期限，不可過早銷毀。

　?。怠⑿蘅樜募?nèi)容

　　對于文件中存在的疏漏或損毀等情況，檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事，獲取正確內(nèi)容并對文件進(jìn)行修補(bǔ)增刪，另外還需要規(guī)范文件紙張大小及裝訂物以便保存。

　?。丁ξ募M(jìn)行編號

　　檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序?qū)㈥P(guān)聯(lián)緊密的紙質(zhì)文件先裝訂成一個基本單位，再按照類別、級別和時間裝訂成一個二級單位，然后用歸檔章編號。

　?。?、裝盒并編制檢索目錄

　　按照文件上歸檔章的信息將所有文件打印一份目錄，文件依次裝盒，規(guī)范填寫檔案盒上各個項(xiàng)目并編號，編號要統(tǒng)一連貫，最后匯總所有文件目錄，方便后期快速查閱檔案。

　　檔案整理及數(shù)字化服務(wù)方案

　　組織業(yè)務(wù)和規(guī)模的發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的實(shí)物檔案資料，管理過程隨時都有可能出現(xiàn)“用的時候找不到、用完不還、機(jī)密文件丟失”等現(xiàn)象，管理起來工作量不小。

　　近日，國家檔案局發(fā)布的《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》規(guī)定了實(shí)物檔案數(shù)字化的組織與管理，確定了實(shí)物檔案數(shù)字化前處理、數(shù)字化采集、影像處理工作與實(shí)物檔案驗(yàn)收、移交和入庫要求。

　　中博奧－數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了將實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化加工轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案，對實(shí)體庫房中檔案進(jìn)行出入庫、移庫、盤點(diǎn)等操作，實(shí)現(xiàn)實(shí)體庫房與數(shù)字庫房數(shù)據(jù)統(tǒng)一，高效查詢。

　　中博奧實(shí)物檔案數(shù)字化管理方案

　　實(shí)物檔案數(shù)字化加工

　　規(guī)范要求：應(yīng)采用有效的管理和技術(shù)手段，確保實(shí)物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。實(shí)物檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理的客觀規(guī)律，真實(shí)反映實(shí)物檔案的有關(guān)信息，最大程度地展現(xiàn)檔案原貌。

　　實(shí)物檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)保存數(shù)字化項(xiàng)目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。

　　如何對于數(shù)字化加工成果進(jìn)行精確分類，數(shù)字化的成果如何與實(shí)體檔案建立聯(lián)系以及數(shù)字化的成果怎樣才能更好的利用起來，中博奧協(xié)助組織實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案數(shù)字化加工。

　　中博奧解決方案：

　?。?、檔案梳理分類

　　中博奧提供檔案管理分類制度、歸檔要求模板，幫助組織實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的初步整理工作，補(bǔ)充檔案缺失信息，針對每個補(bǔ)充完整的檔案，形成目錄數(shù)據(jù)。

　?。?、ＯＣＲ識別

　　中博奧可結(jié)合掃描儀，高拍儀等硬件設(shè)備對實(shí)物檔案進(jìn)行掃描加工處理，處理過程中利用ＯＣＲ識別技術(shù)，對檔案正文部分的內(nèi)容進(jìn)行識別，最終生成數(shù)字化的檔案文件或圖像文件，在檔案的檢索利用階段，可以直接通過關(guān)鍵字快速定位檔案。

　?。?、數(shù)據(jù)管理

　　中博奧可對整理后的檔案條目數(shù)據(jù)以及數(shù)字化加工處理后的成果文件進(jìn)行進(jìn)一步的檢查，最終將檔案條目數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入系統(tǒng)，并將數(shù)字化成果與條目數(shù)據(jù)批量掛接，建立檔室元數(shù)據(jù)及電子文件之間的關(guān)聯(lián)，預(yù)置實(shí)物檔案存放位置信息，實(shí)現(xiàn)電子檔案與實(shí)物檔案的實(shí)時同步管理。

　　庫房管理

　　規(guī)范要求：應(yīng)加強(qiáng)實(shí)物檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全。

　　現(xiàn)在，還需要有相應(yīng)的實(shí)體庫房對實(shí)體檔案進(jìn)行統(tǒng)一存放和管理。

　　中博奧解決方案：

　　中博奧把實(shí)體庫房虛擬化，把紙制檔案和電子檔案一一對應(yīng)，從而實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案、實(shí)體庫房的線上化管理。

　　統(tǒng)一維護(hù)組織內(nèi)部的實(shí)體庫房，包括庫房基本信息、區(qū)域、密集架等，在系統(tǒng)中定義虛擬庫房及密集柜、檔案柜等，方便通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對于紙制檔室的流程化管理和操作記錄。

　　為了解決實(shí)體檔案保管的問題，比如檢索不便，管理記錄混亂等，中博奧檔案管理庫助力組織實(shí)現(xiàn)檔案入庫、上架、出庫、移庫、盤點(diǎn)等全過程數(shù)字化管理。

　　檔庫房維護(hù)支持庫房、區(qū)域、密集架等設(shè)置，可以定義庫房等面積、位置、管理人員信息。

　　將庫房內(nèi)部支持分隔成多個區(qū)域，每個可以設(shè)置多個不同等密集架，設(shè)置不同密集架的規(guī)格、容量等信息。能夠打印密集架的便簽，便于后期掃碼上架操作。

　?。n案庫房管理）

　　能夠錄入庫房的溫濕度信息，系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)接口，可與外部溫濕度傳感器對接，自動完成溫濕度采集工作。

　　為了檔案庫房安全，保障檔案實(shí)體和信息安全，需要定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，需要將每次檢查結(jié)果錄入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

　　因?yàn)闄n案庫房專人管理，非工作人員允許不可隨意進(jìn)入，日常管理要求堅(jiān)持出入登記制度，隨時記錄利用崗?fù)鈾n案工作人員出入庫情況。

　　價值總結(jié)

　　中博奧－數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)協(xié)助組織實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案數(shù)字化，全面優(yōu)化檔案管理，保障實(shí)物檔案與數(shù)字檔案安全。