檔案數(shù)字化掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子格式的過程，旨在提高檔案的存儲效率和訪問便捷性。這個流程通常包括準(zhǔn)備、掃描、數(shù)據(jù)處理和存儲等多個步驟。通過這一過程，檔案不僅能夠被有效保存，還能在必要時快速檢索和共享。

　　?？跀?shù)字化掃描檔案

　?。ㄒ唬n案整理

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯，更不能對檔案原件有任何損壞。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整

　　對破損嚴(yán)重、無法直接進行掃描的檔案，應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù)、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

　?。ǘn案掃描

　　1、掃描方式（掃描前必須準(zhǔn)備一臺專業(yè)的平板掃描儀）

　　根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)擔(dān)描儀，如

　　工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀進行掃描。

　　普通A4紙質(zhì)文件，采用高速掃描儀的自動進紙方式掃描；

　　紙質(zhì)過薄、透明的（如信紙、便簽紙）采用高速掃描儀的平板掃描；

　　紙質(zhì)過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描；2、掃描模式（紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式）

　　頁面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式；

　　頁面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式（因情況而定）；

　　頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　采用黑白、256級灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI；

　　采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI。（以上模式分辨率的設(shè)定以A4紙張為標(biāo)準(zhǔn)，其他規(guī)格紙張酌情處理）

　　掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整；

　　需要時可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當(dāng)提高分辨率；反之也可相應(yīng)減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn)；

　　粘貼折頁與表格，對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決。

　　4、掃描登記

　　填寫交接登記表，登記掃描的頁數(shù)。核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　?。ㄈ﹫D像處理

　　對圖像進行處理，以獲得最好的圖像質(zhì)量，保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點、糾偏等，處理完的圖像保存格式為PDF。

　　糾偏：對掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進行整體糾正，包括自校和手校，保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度（圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個文字）；

　　旋轉(zhuǎn)：按方字方向?qū)D片旋轉(zhuǎn)至正確方向，沒有文字的圖片，判斷其方向后進行左旋、右旋、翻轉(zhuǎn)、旋轉(zhuǎn)等工具；

　　去污：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì)，如去除黑邊、多余邊、污點；

　　裁邊：采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　刪除空白頁：將掃描后頁面之間的空白頁進行刪除；

　　斷字修補：對部分文字不清楚可進行修補；

　　反白字修正：將部分反白文字可進行描述；

　　分割：將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件；

　　拼接：對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　?。ㄋ模﹫D像處理質(zhì)檢

　　主要對完成圖像深處理的檢查，不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理，如以下問題：

　　由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描；

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像的處理；

　　圖像處理的是否得當(dāng)，嚴(yán)重的應(yīng)重掃，處理不當(dāng)?shù)膽?yīng)重新處理；

　　掃描圖像頁碼順序是否與原文件一致，有無漏掃、多掃（重復(fù)）、紙張倒置等情況；

　　順序：如果頁碼不連續(xù)，與原文不一致，需對頁面進行排序；

　　漏掃：將漏掃的頁面重新掃描，并插入到正確的位置；

　　多掃：將多掃頁面刪除；

　　倒置：不符合要求的需進行調(diào)整，保持與原文一致。

　?。ㄎ澹﹫D像存儲

　　紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件要合并為一個PDF，保存到指定的路徑，便于準(zhǔn)確掛接入庫，與檔案管理軟件中的目錄建立一一對應(yīng)的關(guān)系。再將所有文檔批量轉(zhuǎn)換為可以復(fù)制、檢索利用的雙層PDF格式，然后進行光盤刻錄，確?？啼浐玫墓獗P能正確地讀出，并做好標(biāo)識標(biāo)簽。

　　注：禁止用Word文檔保存掃描圖像。

　?。┠夸浗◣?/p>

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)的要求進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。目錄建庫應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

　　注：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進行修改或重錄。

　?。ㄆ撸?shù)據(jù)掛接

　　1、掛接前的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查

　　以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應(yīng)文件夾時，要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　2、匯總掛接

　　檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為"合格"后，通過網(wǎng)絡(luò)及時加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索、加入對應(yīng)的電子地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接。

　?。ò耍?shù)據(jù)驗收

　　一個全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢標(biāo)記為"不合格"。

　　驗收"通過"的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

　　填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化交接登記表。

　?。ň牛?shù)據(jù)備份

　　經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測光盤讀取性能，抽查刻錄好的光盤影像質(zhì)量，主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在備份介質(zhì)上標(biāo)注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及光盤編號等，以便查找和管理。對保密的需標(biāo)明密級。

　?。ㄊ┭b訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

　　裝訂不能損害檔案原件。裝訂時應(yīng)按原有順序裝訂，案卷不掉頁、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌，并認(rèn)真做好檔案頁碼、頁數(shù)的檢查對較。

　?。ㄊ唬呙枳⒁馐马?/p>

　　掃描前必需對文檔進行拆除裝訂物，并檢查文檔內(nèi)是否藏有干擾物（如釘書釘、碎紙等），以免產(chǎn)生卡紙、損壞掃描儀，務(wù)必保持文檔干凈送入掃描儀中；

　　對破損嚴(yán)重、無法進行掃描的原件要先進行修復(fù)、裱糊；

　　褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先壓平再進行掃描；

　　對紙質(zhì)過薄、透明的（如信紙、便簽紙）、紙質(zhì)過厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描；

　　掃描完每一份文件，要對照原文仔細(xì)檢查掃描是否清晰、完整；

　　按要求使用掃描儀、清洗，并對每次使用完掃描儀進行保潔，檢查是否關(guān)閉電源；

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時，應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。

　　總之，檔案數(shù)字化掃描流程是實現(xiàn)信息化管理的關(guān)鍵步驟。有效的數(shù)字化不僅提升了檔案管理的效率，還保證了檔案的長期保存與安全。隨著技術(shù)的進步，這一流程將不斷優(yōu)化，為各類組織提供更加高效、可靠的檔案管理解決方案。

　　檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)

　　檔案數(shù)字化掃描是現(xiàn)代信息管理的重要組成部分，它不僅提高了檔案管理的效率，還為信息檢索、存儲和共享提供了便利。為確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量和一致性，制定一套科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)化的掃描標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。這些標(biāo)準(zhǔn)不僅涉及到掃描設(shè)備的選擇，還包括掃描過程中的操作規(guī)范和后期數(shù)據(jù)處理。以下是檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)的主要內(nèi)容：

　　1.掃描設(shè)備要求

　　分辨率：推薦使用至少300 dpi的掃描分辨率，以保證文檔的清晰度和可讀性。對于一些要求較高的檔案，可能需要600 dpi或更高的分辨率。

　　顏色深度：建議選擇24位色深（True Color）掃描，以確保圖像的顏色準(zhǔn)確性和細(xì)節(jié)保留。

　　掃描儀類型：優(yōu)選高質(zhì)量的平板掃描儀或?qū)Ｓ脵n案掃描儀，避免使用低端的消費級掃描設(shè)備。

　　2.文檔準(zhǔn)備

　　清潔和修復(fù)：在掃描前，文檔應(yīng)經(jīng)過清潔和修復(fù)，去除灰塵、污漬以及其他可能影響掃描質(zhì)量的因素。

　　整理和分類：檔案應(yīng)根據(jù)類型和類別進行整理，避免掃描過程中出現(xiàn)混亂。

　　3.掃描設(shè)置

　　文件格式：建議使用無損壓縮格式（如TIFF）進行掃描，以保留原始文檔的所有細(xì)節(jié)。對于需要較小文件大小的應(yīng)用，可以選擇PDF格式。

　　色彩模式：選擇適當(dāng)?shù)纳誓Ｊ剑ㄈ缁叶然騌GB），根據(jù)文檔的實際需求進行設(shè)置。對于黑白文檔，應(yīng)使用灰度模式。

　　4.掃描操作

　　一致性：在整個掃描過程中，保持掃描設(shè)置的一致性，包括分辨率、顏色模式和文件格式，以確保檔案的統(tǒng)一性。

　　文件命名：使用明確的文件命名規(guī)則，以便于后續(xù)的檢索和管理。文件名應(yīng)包含文檔的主要信息，如日期、類型和編號。

　　5.后期處理

　　圖像處理：對掃描圖像進行必要的后期處理，如裁剪、旋轉(zhuǎn)和調(diào)整對比度，以提高圖像的可讀性。

　　質(zhì)量檢查：對掃描的檔案進行質(zhì)量檢查，確保每份文檔的清晰度和完整性。

　　6.數(shù)據(jù)存儲和備份

　　存儲介質(zhì)：選擇可靠的存儲介質(zhì)，如硬盤陣列或云存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性。

　　備份計劃：制定定期備份計劃，以防數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份應(yīng)保存在不同的物理位置或云端。

　　總之，制定和遵循檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)，對于檔案管理和信息保存至關(guān)重要。通過規(guī)范的設(shè)備選擇、操作流程和數(shù)據(jù)處理，可以顯著提高檔案數(shù)字化的效率和質(zhì)量。此外，標(biāo)準(zhǔn)化的掃描過程還可以確保檔案的一致性和長期保存的可靠性。

　　檔案數(shù)字化掃描注意事項

　　檔案數(shù)字化掃描是現(xiàn)代信息管理中的重要環(huán)節(jié)，它不僅提高了檔案的管理效率，還保護了檔案的長期保存和利用。然而，檔案數(shù)字化掃描過程涉及多個方面的注意事項，確保掃描質(zhì)量和文件安全是關(guān)鍵。以下是進行檔案數(shù)字化掃描時需要特別注意的幾個方面。

　　1.檔案預(yù)處理

　　整理與清潔：在掃描前，確保檔案無污損、無折疊。清理檔案表面灰塵，以避免掃描時影響圖像質(zhì)量。

　　修復(fù)和整理：如有必要，對損壞的文件進行修復(fù)，整理檔案的順序，確保每頁的完整性和正確排列。

　　2.選擇適當(dāng)?shù)膾呙柙O(shè)備

　　掃描儀類型：根據(jù)檔案的類型和需求選擇合適的掃描儀（如平板掃描儀、饋紙掃描儀或?qū)I(yè)檔案掃描儀）。

　　分辨率設(shè)置：選擇適當(dāng)?shù)姆直媛剩ㄍǔ?00600 DPI），以保證圖像清晰，適合后期的讀取和存檔需求。

　　3.掃描設(shè)置與格式

　　顏色模式：根據(jù)檔案的實際情況選擇合適的顏色模式（如黑白、灰度或彩色），以保持信息的準(zhǔn)確性。

　　文件格式：選擇合適的文件格式進行保存（如PDF、TIFF、JPEG），根據(jù)需求考慮文件的兼容性和壓縮比。

　　4.數(shù)據(jù)質(zhì)量控制

　　檢查掃描效果：定期檢查掃描結(jié)果，確保沒有漏掃、模糊或失真現(xiàn)象。

　　備份數(shù)據(jù)：掃描過程中和完成后，要進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

　　5.數(shù)據(jù)安全與隱私保護

　　訪問控制：確保掃描后的電子檔案僅限授權(quán)人員訪問，保護檔案的機密性。

　　加密存儲：考慮對重要檔案進行加密存儲，以防止數(shù)據(jù)被非法訪問或篡改。

　　6.后期處理

　　文件整理：對掃描文件進行整理，建立索引和目錄，方便后續(xù)檢索和管理。

　　質(zhì)量驗證：對掃描后的文件進行質(zhì)量檢驗，確認(rèn)所有檔案內(nèi)容完整且清晰可讀。

　　總之，檔案數(shù)字化掃描不僅是檔案管理的現(xiàn)代化步驟，也是保護和傳承重要信息的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過遵循上述注意事項，可以確保掃描質(zhì)量、提高數(shù)據(jù)的可用性，并有效保障檔案的安全性?？茖W(xué)合理的掃描過程將為檔案的長期保存和高效利用奠定堅實基礎(chǔ)。

　　檔案數(shù)字化掃描意義

　　隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理面臨許多挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化掃描，即將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子格式，已經(jīng)成為現(xiàn)代化檔案管理的必然趨勢。數(shù)字化不僅能夠提升檔案管理的效率，還能改善信息的安全性和可訪問性。這一過程對于各種機構(gòu)和組織來說，都具有重要的意義。

　　1.提高檔案管理效率

　　簡化檢索過程：數(shù)字化后的檔案可以通過關(guān)鍵詞搜索和分類系統(tǒng)快速檢索，顯著縮短查找時間。

　　節(jié)省物理空間：紙質(zhì)檔案需要大量存儲空間，而數(shù)字化檔案可以存儲在硬盤、云存儲等介質(zhì)中，節(jié)約了物理空間。

　　2.增強信息安全性

　　備份與恢復(fù)：數(shù)字檔案可以通過多重備份機制防止數(shù)據(jù)丟失，確保檔案的長期保存。

　　訪問控制：數(shù)字檔案系統(tǒng)可以設(shè)定權(quán)限管理，限制敏感信息的訪問，提升信息的安全性。

　　3.促進信息的共享與協(xié)作

　　遠(yuǎn)程訪問：數(shù)字化檔案可以在全球范圍內(nèi)通過網(wǎng)絡(luò)訪問，支持跨地域的協(xié)作和信息共享。

　　實時更新：電子檔案可以進行實時更新，確保信息的及時性和準(zhǔn)確性。

　　4.提升檔案的保存條件

　　減少物理損耗：紙質(zhì)檔案長期保存容易受到環(huán)境因素如濕氣、光照等的影響，數(shù)字化后可以避免這些問題。

　　長期保存：數(shù)字化檔案可以在無損耗的情況下長期保存，克服了紙質(zhì)檔案因時間推移而劣化的問題。

　　5.助力法規(guī)與合規(guī)

　　符合法規(guī)要求：許多國家和地區(qū)對檔案的保存和管理有明確的法規(guī)要求，數(shù)字化可以更好地符合這些要求。

　　便于審計與監(jiān)管：數(shù)字檔案可以提供詳盡的審計記錄，方便對檔案使用情況進行監(jiān)控和審計。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化掃描不僅僅是技術(shù)進步的體現(xiàn)，更是檔案管理模式的重大變革。通過提高效率、增強安全性、促進共享、改善保存條件以及符合法規(guī)要求，數(shù)字化掃描為檔案管理帶來了深遠(yuǎn)的影響。