档案服务平台

　　随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，档案管理的信息化建设已经成为一个备受关注的热点。企业，学校，政府单位等都需要对档案进行信息化管理，来适应当今社会的信息化、网络化发展趋势。

　　档案服务平台为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，档案管理系统可以自成系统，为用户提供完整的档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

　　什么是档案管理系统

　　档案管理系统，就是通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理;构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括:采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。

　　目前档案管理存在的问题

　　一、互联互通很难实现

　　建设多个业务系统数字档案、或跨地域跨部门的大型企事业单位的各个分支容易形成“信息孤岛”，难以打破不同地域、不同系统的壁垒与界限，信息共享率低，难以实现整体数据展示与分析。

　　二、数据质量难把控

　　传统档案管理人员专业度参差不齐，在不同分公司、不同部门、不同地域的管理上或多或少存在差异，不同的情况导致档案数据质量难以保证，不易实现统一管理、统一调配。

　　三、使用效率难以提高

　　传统档案借阅及查询调取耗费时间长且无法实现全文检索，降低了使用效率；没有互通互联的档案更新频率也不及智能档案快，这使得众多值得借鉴的历史数据的复用程度降低，削弱了档案保存的重要意义。

　　四、存调成本难控制

　　传统档案保存浪费大量的纸张、空间，其调取与还回的过程中又耗费大量时间与精力，导致档案的存调成本高，难控制。

　　五、储存环境难掌控

　　传统档案的制成材料、温度、湿度、光线、污染物都会对档案“寿命”的长短起着至关重要的作用，而这些自然因素是比较难以掌控的。

　　从以上提到的几点来看，档案管理还存在许多问题，如果不去解决，虽然没有特别实质的影响，但还是会带来很多不便。相反，如果解决好了档案管理这个问题，那么工作的各个方面都能得到提升。

　　档案管理软件的作用

　　（一）提高工作效率

　　档案管理系统软件的发明，逐步替代了传统单一的档案归档模式，不用像以前过多编辑档案的条目及内容，完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息，可直接在系统中进行更改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节，节省了时间和资源。

　　如发现漏输的档案信息，可直接插入补充，简单易行，省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误，使用者也可以随时随地查阅档案数据，直接进行关键字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻阅等，极大地提高了工作效率。

　　档案相关文件输出时也采用了统一的电子格式，兼容于大多数电脑系统，方便打印和传阅。在上报归档信息工作方面，可将系统软件处理的结果直接加密上传到上级管理部门，节省了人力和时间。

　　（二）能够更好地开发档案内容信息

　　档案管理系统软件，可以在对档案的基础信息编辑之后，添加此档案的扫描电子图片，这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片，方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。

　　档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑，这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找，使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥更大的作用。

　　同时，档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能，方便快捷，此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等功能。

　　（三）更好地实现档案保密功能

　　一般的办公软件只能设置简单的密码，极容易造成泄密，而档案管理系统软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作，可以设置人员的查阅权限等，这样就起到保密的效果。

　　在查档人员进行查档时，系统可自行记录，形成查询日志，对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计，以保证档案的使用安全。档案管理系统软件还配备了电子锁，即使别人打开了档案管理人员的电脑，也无法打开档案管理系统软件。

　　选择合适的档案服务平台管理软件

　　集中整理文档、协同在线操作、多级权限管理、水印、禁止复制、支持设置独立域名

　　数字化档案管理平台

　　2020年6月20日修订通过的《中华人民共和国档案法》提出“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”，为电子档案单套管理提供了原则要求和法律支撑。

　　组织在日常档案管理中存在着多项挑战

　　档案收集难：档案分散在不同系统及部门，收集不及时。

　　档案整理难：手动整理档案工作量大，耗时长，易出错。

　　档案鉴定难：档案的鉴定、销毁步骤复杂，评定程序繁琐。

　　档案检索难：档案模糊、记录缺失等，导致检索困难，影响决策。

　　档案借阅难：档案查找困难、借出状态无法准确及时掌握、档案资料往往只有一份，无法实现多人同时借阅。

　　软数字化档案管理平台，融合了新的《档案法》及国家最新的档案管理规定，提供档案的全生命周期管理，支持档案收集、档案整理、档案利用、档案鉴定、档案销毁等全过程，助力组织完成电子档案标准规范体系建设。

　　数字化档案管理平台的核心亮点

　　档案的全生命周期管理：与流程相结合，实现档案收集、整理、利用、鉴定、销毁的全生命周期管理。

　　全面支持信创适配：支持全要素信创基础环境，满足信创各项指标要求。

　　档案修复：采用基于人工智能深度学习的超分辨率重建算法，修复电子档案中因原始档案老化、破损、霉斑、退色等原因造成的档案模糊问题，最大限度还原档案原貌和视觉效果的增强。

　　文字识别：采用ICR技术自动提取档案文本信息。

　　100%归档：多种方式渠道获取档案，实现电子档案的100%归档。

　　全文检索：支持类型检索、关键字检索、高级检索等多种检索方式，实现档案全文检索，全面提高档案利用效率。

　　档案防篡改：对接多家电子印章产品，多层加密，防止篡改。

　　可视化配置：与各类OA、HRM、ERP、CRM等系统方便集成，灵活定义界面、表单、流程、权限、元数据等。

　　档案收集

　　系统提供多种档案归档收集方式，包括：手工收集、线上收集、接口收集。

　　手工收集：采用ICR技术精准识别扫描件里的文字，实现扫描文档信息提取的自动化，减少人工录入文档信息的人力成本。

　　线上收集：与业务场景流程关联，自动收集业务档案，例如合同、公文、项目等业务场景中产生的大量文件。

　　接口收集：档案系统提供多种系统集成方式，可以提供不同开放的数据接口供第三方系统进行调用，也可以主动开发调用其他系统接口。

　　档案修复

　　采用基于人工智能深度学习的超分辨率重建算法将低分辨率模糊的文字和字符图像重建为高清晰度的高分辨率图像，修复电子档案中因原始档案老化、破损、霉斑、退色等原因造成的档案模糊问题，最大限度还原档案原貌和视觉效果的增强。同时基于AI算法自动给黑白照片和视频上色，提升照片视频视觉效果。修复时从备选池中自动提取待修复文件，提升清晰度、分辨率等视觉效果，并自动批量进行修复。

　　档案整理

　　档案著录

　　档案著录包括案卷著录及卷内目录著录。著录时采用先著录案卷信息，后著录卷内目录的组卷模式。由此，实现对文书、业务、科技、实物、会计、电子、图书、声像等类型档案的管理。根据各类档案信息录入需求，可自定义档案分类及各档案分类著录项信息。

　　档案编研

　　将档案分为大事记和专题档案两种编研方式，实现大事记的编写、维护和查询，能够对专题档案进行浏览、维护和目录打印。同时提供全宗卷样式中心，实现全宗卷维护、全宗卷浏览、全宗卷样列、样列维护。

　　档案利用

　　档案检索

　　提供多种检索方式，如：类型检索、关键字检索、高级检索等，同时提供多个版本的同屏查阅功能，可以将多个版本的电子档同一屏幕上进行查看。

　　档案借阅

　　用户可以在借阅列表中检索，选择需要借阅的文件加入借阅审批流程。借阅流程统一在线上流转，支持电子档案及实体档案的借出及借阅。管理员可实时跟踪档案借阅情况，并更新借阅状态，电子档案到期后会自动收回。申请人可以在我的借阅记录中查看通过审批的借阅档案。

　　档案鉴定及销毁

　　针对到期的档案数据进行开放鉴定、移交鉴定及销毁鉴定。用户可以选择一批次档案通过鉴定流程完成鉴定业务，当前置的鉴定流程结束后，系统会自动将鉴定结果为无价值的档案归入待销毁库，用户可以直接销毁，也可以根据预设的规则进入回收站，避免因错误删除档案而导致重大损失。

　　档案统计

　　对一定时期内电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计。

　　安全管控

　　电子签章及水印加注

　　电子签章及水印加注：系统整合对接多家电子印章产品，多层加密，防止篡改。支持添加PDF水印，防止用户对档案附件随意修改、截屏、拍照、盗取数据信息及下载后二次利用。

　　审计管理

　　具备分级授权管理的机制，满足“三员分立”权限管理。随时记录用户访问、存取、使用电子档案的行为和信息，杜绝随意更改，加大安全把控。

　　密码认证保障

　　针对档案数据的信息保密需求，提供全网统一的身份认证和访问控制手段以确保登录用户合法性。

　　对于目前的各方面智能化的社会来说，档案的现代化管理的重要性不言而喻，而且想要实现也并非难事。所以最重要的问题就是如何用最好的方式来最有效地实现，这里只是分享了一个工具软件助力实现，但真正的选择还是要根据实际的需求出发，选择最适合的。