檔案數字化掃描是將傳統紙質(zhì)檔案轉換為數字格式的過(guò)程，通過(guò)這一過(guò)程可以實(shí)現檔案的長(cháng)期保存、便捷檢索和信息共享。數字化掃描流程通常包括準備工作、掃描操作、質(zhì)量控制和后續處理幾個(gè)關(guān)鍵步驟。

　　松江數字化檔案掃描公司

　?。ㄒ唬n案整理

　　在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進(jìn)行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數字化質(zhì)量。

　　1、目錄數據準備

　　按照《檔案著(zhù)錄規則》(DA/T 18)等的要求，規范檔案中的目錄內容，包括確定檔案目錄的著(zhù)錄項、字段長(cháng)度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁(yè)號和頁(yè)數等，應進(jìn)行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線(xiàn)拆除，排好順序，不得出現任何漏缺頁(yè)及順序差錯，更不能對檔案原件有任何損壞。

　　3、區分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開(kāi)。普發(fā)性文件區分的原則是：無(wú)關(guān)的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁(yè)面修整

　　對破損嚴重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應先進(jìn)行技術(shù)修復、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應先進(jìn)行相應處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數字化加工過(guò)程登記表，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號和頁(yè)數。

　?。ǘn案掃描

　　1、掃描方式（掃描前必須準備一臺專(zhuān)業(yè)的平板掃描儀）

　　根據檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應規格的掃描儀或專(zhuān)業(yè)擔描儀，如

　　工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。

　　普通A4紙質(zhì)文件，采用高速掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙方式掃描；

　　紙質(zhì)過(guò)薄、透明的（如信紙、便簽紙）采用高速掃描儀的平板掃描；

　　紙質(zhì)過(guò)厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁(yè)面貼有附屬小頁(yè)面、紙張時(shí)，將大小頁(yè)面單獨在平板中掃描；2、掃描模式（紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式）

　　頁(yè)面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式；

　　頁(yè)面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁(yè)面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式（因情況而定）；

　　頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　采用黑白、256級灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI；

　　采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI。（以上模式分辨率的設定以A4紙張為標準，其他規格紙張酌情處理）

　　掃描的線(xiàn)數、閥值、亮度、灰度、對比度等值可根據所掃描文件材料的清晰度進(jìn)行適當的調整；

　　需要時(shí)可根據原件的清晰度適當調整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當提高分辨率；反之也可相應減少分辨率，增減的多少以?huà)呙韬髨D像按原尺寸顯示后是否清晰為準；

　　粘貼折頁(yè)與表格，對于粘貼折頁(yè)，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決。

　　4、掃描登記

　　填寫(xiě)交接登記表，登記掃描的頁(yè)數。核對每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數與檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數是否一致，不一致時(shí)應注明具體原因和處理方法。

　?。ㄈ﹫D像處理

　　對圖像進(jìn)行處理，以獲得最好的圖像質(zhì)量，保證圖像完整、端正、無(wú)扭區、版面無(wú)暗影、無(wú)干擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點(diǎn)、糾偏等，處理完的圖像保存格式為PDF。

　　糾偏：對掃描過(guò)程中出現的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正，包括自校和手校，保證數字圖像的偏斜角度小于1度（圖像偏斜不超過(guò)頁(yè)面內半個(gè)文字）；

　　旋轉：按方字方向將圖片旋轉至正確方向，沒(méi)有文字的圖片，判斷其方向后進(jìn)行左旋、右旋、翻轉、旋轉等工具；

　　去污：對圖像頁(yè)面中出現的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，去除數字圖像中影響可懂度的雜質(zhì)，如去除黑邊、多余邊、污點(diǎn)；

　　裁邊：采用彩色模式掃描的圖像應進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。

　　刪除空白頁(yè)：將掃描后頁(yè)面之間的空白頁(yè)進(jìn)行刪除；

　　斷字修補：對部分文字不清楚可進(jìn)行修補；

　　反白字修正：將部分反白文字可進(jìn)行描述；

　　分割：將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件；

　　拼接：對大幅面檔案進(jìn)行分區掃描形成的多幅圖像，應進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　?。ㄋ模﹫D像處理質(zhì)檢

　　主要對完成圖像深處理的檢查，不合要求的返回上一環(huán)節重新處理，如以下問(wèn)題：

　　由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識別時(shí)，應重新掃描；

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應重新進(jìn)行圖像的處理；

　　圖像處理的是否得當，嚴重的應重掃，處理不當的應重新處理；

　　掃描圖像頁(yè)碼順序是否與原文件一致，有無(wú)漏掃、多掃（重復）、紙張倒置等情況；

　　順序：如果頁(yè)碼不連續，與原文不一致，需對頁(yè)面進(jìn)行排序；

　　漏掃：將漏掃的頁(yè)面重新掃描，并插入到正確的位置；

　　多掃：將多掃頁(yè)面刪除；

　　倒置：不符合要求的需進(jìn)行調整，保持與原文一致。

　?。ㄎ澹﹫D像存儲

　　紙質(zhì)檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁(yè)文件要合并為一個(gè)PDF，保存到指定的路徑，便于準確掛接入庫，與檔案管理軟件中的目錄建立一一對應的關(guān)系。再將所有文檔批量轉換為可以復制、檢索利用的雙層PDF格式，然后進(jìn)行光盤(pán)刻錄，確?？啼浐玫墓獗P(pán)能正確地讀出，并做好標識標簽。

　　注：禁止用Word文檔保存掃描圖像。

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　　按照《檔案著(zhù)錄規則》(DA/T 18)的要求進(jìn)行著(zhù)錄，建立檔案目錄數據庫。目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數據交換。

　　注：采用人工校對或軟件自動(dòng)校對的方式，對目錄數據庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對著(zhù)錄項目是否完整、著(zhù)錄內容是否規范、準確，發(fā)現不合格的數據應要求進(jìn)行修改或重錄。

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　　1、掛接前的數據關(guān)聯(lián)檢查

　　以紙質(zhì)檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時(shí)，要認真核查每一份圖像文件的名稱(chēng)與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁(yè)數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁(yè)數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　2、匯總掛接

　　檔案數字化轉換過(guò)程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過(guò)質(zhì)檢環(huán)節確認為"合格"后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )及時(shí)加載到數據服務(wù)器端匯總。通過(guò)編制程序或借助相應軟件，可實(shí)現目錄數據對相關(guān)聯(lián)的數字圖像的自動(dòng)搜索、加入對應的電子地址信息等，實(shí)現批量、快速掛接。

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　　一個(gè)全宗的檔案，數字化轉換質(zhì)量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時(shí)，給予以驗收“通過(guò)”。目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，抽檢標記為"不合格"。

　　驗收"通過(guò)"的結論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導審核、簽字后方有效。

　　填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數字化交接登記表。

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　　經(jīng)驗收合格的完整數據應及時(shí)進(jìn)行備份。著(zhù)錄條目和全文數據進(jìn)行一式兩份DVD光盤(pán)刻錄。移交前檢測光盤(pán)讀取性能，抽查刻錄好的光盤(pán)影像質(zhì)量，主要包括備份數據能否打開(kāi)、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。不合格的需重新刻錄。數據備份后應在備份介質(zhì)上標注好盤(pán)內文件內容、類(lèi)別、存入日期及光盤(pán)編號等，以便查找和管理。對保密的需標明密級。

　?。ㄊ┭b訂

　　掃描工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時(shí)，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無(wú)遺漏。

　　裝訂不能損害檔案原件。裝訂時(shí)應按原有順序裝訂，案卷不掉頁(yè)、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌，并認真做好檔案頁(yè)碼、頁(yè)數的檢查對較。

　　總之，檔案數字化掃描不僅提升了檔案管理的效率和安全性，還有助于節約空間和資源。數字化檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )遠程訪(fǎng)問(wèn)，實(shí)現信息的快速共享和傳播，同時(shí)也能有效應對災難性損失，保證檔案的長(cháng)期保存和持續可用性。

　　檔案數字化掃描內容和要求

　　檔案數字化掃描范圍規定是指對于進(jìn)行數字化掃描的檔案材料、文件或記錄所做的明確規定和界定。這些規定通常由相關(guān)機構、法律法規、政府文件和指南、行業(yè)標準以及最佳實(shí)踐等制定，并用于指導數字化掃描的實(shí)施。那么，檔案數字化掃描范圍規定有哪些內容和要求呢？

　　1.掃描對象：規定了可以進(jìn)行數字化掃描的具體檔案對象，如文件、卷宗、盒、冊、卡片等。

　　2.檔案類(lèi)型：規定了可以進(jìn)行數字化掃描的檔案類(lèi)型，如紙質(zhì)檔案、照片、繪圖、音頻錄音等。

　　3.檔案來(lái)源：規定了數字化掃描適用的檔案來(lái)源，如機構內部產(chǎn)生的檔案、外部機構提供的檔案、個(gè)人捐贈的檔案等。

　　4.數字化要求：規定了數字化掃描的具體技術(shù)要求，如分辨率、圖像格式、顏色模式、文件命名規則等。

　　5.鑒定標準：規定了檔案是否適合進(jìn)行數字化掃描的鑒定標準，如檔案的保存狀態(tài)、材質(zhì)特性、保密性要求等。

　　6.政府文件和指南：政府機構可能發(fā)布文件或指南，提供有關(guān)檔案數字化掃描的準則和要求。這些文件可以包括掃描標準、數據安全要求、檔案分類(lèi)規范等內容。

　　7.法律法規：某些國家或地區可能有特定的法律法規，明確了檔案數字化掃描的范圍和要求。這些法律法規可以包括檔案管理法、數字化檔案法、隱私保護法等。

　　8.行業(yè)標準和最佳實(shí)踐：專(zhuān)業(yè)機構或組織可能制定了與檔案數字化掃描相關(guān)的行業(yè)標準和最佳實(shí)踐。這些標準可以提供關(guān)于掃描設備、圖像質(zhì)量、元數據描述等方面的指導。

　　9.其他限制條件：規定了數字化掃描的限制條件，如涉及隱私保、版權要求等。

　　總之，檔案數字化掃描范圍規定為檔案數字化掃描范圍從概念上界定，并提供了操作指南和準則，以確保利用中博奧檔案管理系統進(jìn)行數字化掃描時(shí)符合相關(guān)要求，保護檔案的完整性、可訪(fǎng)問(wèn)性和安全性，幫助機構和個(gè)人在數字化檔案管理中明確目標、規劃程序并進(jìn)行操作。

　　檔案數字化掃描格式類(lèi)型

　　在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數字化掃描時(shí)，需要選擇適當的文件格式來(lái)存儲掃描后的圖像或文檔。紙質(zhì)檔案數字化掃描格式是為了方便存儲、管理和利用數字化檔案而選擇的一種將紙質(zhì)文件轉換為數字形式時(shí)所使用的特定文件格式。紙質(zhì)檔案數字化掃描格式包括以下這些類(lèi)型：

　　1、PDF（Portable Document Format）：PDF是一種通用的文檔格式，可以存儲文本、圖像、表格和其他多媒體內容。PDF文件可以在各種設備和操作系統上保持一致的呈現效果，并且支持文本搜索和可編輯性。

　　2、JPEG（Joint Photographic Experts Group）：這是一種廣泛使用的圖像格式，適合存儲彩色照片和復雜圖像。它采用有損壓縮，可以在文件大小和圖像質(zhì)量之間取得平衡。

　　3、PNG（Portable Network Graphics）：PNG是一種支持透明背景和壓縮的圖像格式。它適合存儲圖標、簡(jiǎn)單圖形和帶有透明度的圖像。

　　4、TIFF（Tagged Image File Format）：這是一種無(wú)損的圖像格式，適合保存高質(zhì)量的圖像。TIFF文件通常比JPEG文件更大，但可以保留更多的細節和顏色信息。

　　5、OCR（光學(xué)字符識別）：OCR不是一種文件格式，而是一種技術(shù)，可以將掃描的紙質(zhì)文檔轉換為可編輯的文本文檔。OCR技術(shù)可以將掃描后的圖像中的文字識別出來(lái)，并生成可編輯的文本文件。

　　6、DOC（Microsoft Word文檔）：DOC格式是Microsoft Word的原始文檔格式，可以存儲文本、表格、圖像和其他格式的內容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中進(jìn)行編輯和處理。

　　7、TXT（純文本文檔）：TXT格式是一種純文本格式，只能存儲文本內容，不支持文本格式和圖像。TXT文件可以在各種文本編輯器中打開(kāi)和編輯。

　　總之，選擇中博奧檔案管理系統進(jìn)行檔案數字化加工時(shí)，需要依據具體的需求和應用場(chǎng)景，來(lái)選擇不同特點(diǎn)和用途的紙質(zhì)檔案數字化掃描格式，具體來(lái)說(shuō)，需要考慮文件類(lèi)型、可編輯性、文件大小、存儲需求以及兼容性和可訪(fǎng)問(wèn)性等因素來(lái)確定最合適的格式。

　　檔案數字化掃描意義

　　在當今數字化快速發(fā)展的時(shí)代，檔案數字化掃描作為信息管理和保存的重要手段，具有極其重要的意義。它不僅僅是將傳統紙質(zhì)檔案轉化為電子文檔的簡(jiǎn)單過(guò)程，更是提升信息獲取效率、保障檔案安全性、促進(jìn)信息共享與傳播的關(guān)鍵環(huán)節。

　　1.提升信息獲取效率：

　　檔案數字化掃描使得檔案信息可以通過(guò)電子方式快速獲取和檢索，避免了傳統紙質(zhì)檔案翻閱的時(shí)間成本。

　　數字化后的檔案可以進(jìn)行全文搜索，利用關(guān)鍵詞快速定位需要的信息，大大提高了工作效率和決策效果。

　　2.增強檔案保存和管理的安全性：

　　電子檔案可以進(jìn)行多重備份和加密存儲，減少了紙質(zhì)檔案可能遭受的災害和盜竊風(fēng)險。

　　通過(guò)權限控制和審計功能，可以確保檔案只有授權人員可以訪(fǎng)問(wèn)和修改，保證了檔案信息的完整性和保密性。

　　3.促進(jìn)信息共享與傳播：

　　數字化檔案可以輕松地通過(guò)網(wǎng)絡(luò )平臺和電子郵件分享，實(shí)現信息的快速傳遞和全球范圍內的共享。

　　這種便捷的信息傳播方式有助于推動(dòng)學(xué)術(shù)研究、文化交流和行政管理的現代化進(jìn)程。

　　綜上所述，檔案數字化掃描不僅僅是一種技術(shù)手段，更是信息管理和社會(huì )進(jìn)步的重要推動(dòng)力量。隨著(zhù)科技的不斷進(jìn)步，我們有信心通過(guò)更加智能化和高效化的數字化手段，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理，為社會(huì )發(fā)展和文化傳承提供堅實(shí)的支撐。