衡阳档案数字化加工扫描

　　数字化加工扫描是将传统纸质档案或文件转换为电子格式的过程，其流程包括准备工作、扫描处理、质量控制和数据存储等环节。下面中博奥小编将为您介绍档案数字化加工扫描的流程：

　　衡阳档案数字化加工扫描

　　1、数字化前期准备

　　前期准备包括选定数字化处理场所，筛选需要扫描的纸质档案。其中处理场所应确保空间布局合理，扫描设备完善，数字化处理软件齐备，并具备合格的消防和安防系统。准备纸质档案，需要按类型、日期或其他相关标准对文件进行排序，并确保没有任何污垢其他可能影响扫描图像质量的损坏，以保障扫描过程顺利、有效的进行。

　　2、档案扫描

　　档案扫描是纸质档案转化数字档案的关键步骤。档案扫描可以使用各种不同的扫描设备来完成，例如：平板扫描仪、工程扫描仪或鼓式扫描仪。具体使用什么扫描仪将取决于所扫描文件的类型和数量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准进行，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。

　　3、图像处理

　　（1）图像数据质量检验：

　　对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　　由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　　发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　　发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　　认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见

　　（2）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

　　（3）去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　　（4）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　（5）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　4、图像存储

　　（1）存储格式：批量扫描后形成的图像文件在存储时一般应进行压缩。图像压缩指消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF（G4）、JPEG等压缩格式。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。

　　（2）图像文件的命名：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

　　5、目录建库

　　（1）数据格式选择：目录建库选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

　　（2）档案著录：按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。

　　（3）目录数据质量检查：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

　　6、数据挂接

　　数据挂接又称数据匹配，是数字归档中为保证数字档案的准确性和完整性所需要的流程。借助软件对数据库中的目录数据与对应的数字档案进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与数字档案对应的准确性、已挂接数字档案与实际扫描数量的一致性、数字档案是否能正常打开等，以实现准确关联。

　　7、档案还原装订

　　扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。档案装订分为整卷装订和按件装订两种。通常采用三孔一线方法装订；文件很薄时，也可采用缝纫机扎线装订，但线脚不宜过密，以免出现折断档案现象。

　　8、数据验收

　　项目验收是档案数字化加工中，用于确保数字化后的档案符合所需质量标准和规范的过程。这通常涉及对数字档案进行一系列测试和检查，以验证它们具有足够的质量并符合指定的标准。这其中包括图像扫描、检查处理数据匹配步骤中可能存在的错误、遗漏或其他问题。在某些情况下，项目验收测试还可能涉及使用专门的软件工具来完成该过程，以确保符合所需标准。

　　9、数据移交

　　可以通过各种不同的存储技术来实现，例如：硬盘驱动器、网络连接的存储设备或云服务器等。所使用的具体技术将取决于传输图像的数量，以及相关档案管理部门的要求。这样就可以确保数字档案被妥善存储和保护，并可供将来访问和使用。

　　总之，档案数字化加工扫描流程通过技术手段有效地提升了信息管理的效率和可靠性。然而，实施过程中需要细致的规划和严格的质量控制，以确保数字化文件的完整性和可访问性。随着技术的进步和需求的增加，数字化档案管理将继续发展，并在各个领域发挥更大的作用。

　　档案数字化加工扫描格式类型

　　在进行纸质档案数字化扫描时，需要选择适当的文件格式来存储扫描后的图像或文档。纸质档案数字化扫描格式是为了方便存储、管理和利用数字化档案而选择的一种将纸质文件转换为数字形式时所使用的特定文件格式。纸质档案数字化扫描格式包括以下这些类型：

　　1、PDF（Portable Document Format）：PDF是一种通用的文档格式，可以存储文本、图像、表格和其他多媒体内容。PDF文件可以在各种设备和操作系统上保持一致的呈现效果，并且支持文本搜索和可编辑性。

　　2、JPEG（Joint Photographic Experts Group）：这是一种广泛使用的图像格式，适合存储彩色照片和复杂图像。它采用有损压缩，可以在文件大小和图像质量之间取得平衡。

　　3、PNG（Portable Network Graphics）：PNG是一种支持透明背景和压缩的图像格式。它适合存储图标、简单图形和带有透明度的图像。

　　4、TIFF（Tagged Image File Format）：这是一种无损的图像格式，适合保存高质量的图像。TIFF文件通常比JPEG文件更大，但可以保留更多的细节和颜色信息。

　　5、OCR（光学字符识别）：OCR不是一种文件格式，而是一种技术，可以将扫描的纸质文档转换为可编辑的文本文档。OCR技术可以将扫描后的图像中的文字识别出来，并生成可编辑的文本文件。

　　6、DOC（Microsoft Word文档）：DOC格式是Microsoft Word的原始文档格式，可以存储文本、表格、图像和其他格式的内容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中进行编辑和处理。

　　7、TXT（纯文本文档）：TXT格式是一种纯文本格式，只能存储文本内容，不支持文本格式和图像。TXT文件可以在各种文本编辑器中打开和编辑。

　　总之，选择中博奥档案管理系统进行档案数字化加工时，需要依据具体的需求和应用场景，来选择不同特点和用途的纸质档案数字化扫描格式，具体来说，需要考虑文件类型、可编辑性、文件大小、存储需求以及兼容性和可访问性等因素来确定最合适的格式。

　　档案数字化加工扫描如何最大程度的保持原貌

　　在现代社会，档案数字化加工扫描已成为保护和利用历史档案的重要方法。然而，如何在数字化过程中最大程度地保持档案的原貌和完整性是一个关键问题。这不仅涉及到技术方面的挑战，还需要合适的策略和操作流程来确保档案的真实再现和长期保存价值。

　　1档案扫描

　　档案扫描要根据纸质档案原件的实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，进行相关参数的设置和调整。

　　①色彩模式

　　扫描色彩模式分为彩色、灰度、黑白。

　　色彩模式会对图像大小产生影响。在不考虑压缩等其他影响因素的情况下，三种色彩模式扫描的图像大小的关系可简单表述为：24位彩色图像大小是8位灰色图像的3倍，黑白图像的24倍。

　　色彩模式还会对图像清晰度产生影响。对于影像清晰、档案原件色彩简单、对比强烈的原件，如白纸黑字的普通打印文件，在其他条件均调到最佳的情况下，采取三种色彩模式扫描的图像清晰程度差异不明显。而对于影像不够清晰，或档案原件色彩丰富，以及对比不够强烈的原件，采取彩色模式扫描的图像，在展现档案原件细节、清晰程度等方面要明显优于灰度模式或黑白模式扫描的图像。

　　因此，一般要求全部采用彩色模式进行扫描。在实际的数字化过程中，各单位要根据数字化成果应用要求、实际可承受的存储容量以及原件情况等因素，来确定色彩模式参数。页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式扫描。

　　②分辨率

　　分辨率是指单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数（dpi)表示。分辨率对扫描图像大小和清晰程度以及扫描时长都有直接影响。扫描图像分辨率越高，所占用的扫描时间越长，文件也会越大，图像清晰程度越好。但是，分辨率在调高到一定程度时，分辨率的增加并不会明显改善清晰程度，而其所需的存储空间则会明显增加。因此，实际工作中，应根据可接受的图像大小和清晰程度的具体情况来选择合适的分辨率。

　　在现有技术条件下，综合考虑不同档案部门基础条件的差异，一般要求扫描分辨率个小于200dpi.如文字偏小集，清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi.如有计算机输出缩微摄影（COM)仿具复制、印刷出版等其他用途时，可根据需要调整扫描分辨率，需要进行COM输出的档案，扫描分辨率建议不小于300dpi;需要进行高精度仿真复制的档案，扫描分辨率建议不小于600dp;需要进行印刷出版的档案，可结合档案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等选择合适的分辨率。

　　③存储格式

　　纸质档案数字化图像应存为TIFF、JPEG、JPEG2000等通用格式，压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。

　　TIFF可以实现对图像的无压缩存储，能保持原有图像的颜色和层次，但占用存储空间很大。JPEG是一种有损压缩格式，在采用较高压缩率的同时能获得较好的图像质量；JPEG具有调节图像的功能，允许用不同的压缩比例对文件压缩，方便在图像质量和文件大小之间找到平衡点，其应用也非常广泛。目前各类浏览器均支持JPEG这种图像格式。JPEG2000既支持无损压缩，也支持有损压缩。JPEG2000在相同图像质量条件下可以获得比JPEG更高的压缩比，而且能够实现图像的渐进传输。

　　2图像处理

　　图像处理包含图像拼接、旋转与纠偏、裁边、去污、图像质量检查等工作。

　　“装潢者，书之司命也”（明·周嘉胄《装潢志》）正如装裱之于书画，好的图像处理甚至可以弥补扫描的缺陷。需要的是耐心细致的工匠精神。

　　国家档案局还颁布了《录音录像档案数字化规范》（DA/T62-2017),与《纸质档案数字化规范》一样在2018年1月1日开始实施。从这里我们可以看到“消灭存量”的工作正在全面加快速度。在存量档案数字化工作中，我们应当积极采用人工处理与自动化处理相结合的方式，提高数字化工作的效率，加快档案数字化工作的步伐，尽快实现“消灭存量”的目标。

　　总之，档案数字化加工扫描应当注重精准的扫描设备选用、标准化的操作流程设计以及严格的质量控制，以确保数字化档案尽可能地保持原始档案的原貌和信息完整性。这种方法不仅有助于保护和传承文化遗产，还为学术研究和社会记忆的持续贡献提供了有力支持。

　　档案数字化加工扫描优势

　　随着信息技术的迅猛发展，档案数字化加工扫描在各行各业中逐渐成为不可或缺的重要工具。无论是政府机构、企业还是文化机构，都逐渐意识到将传统纸质档案数字化的重要性。数字化加工扫描不仅提高了信息管理效率，还为信息的长期保存和共享提供了便利。

　　1.提高信息检索效率：

　　档案数字化后，可以利用电子搜索工具快速检索关键字或特定信息，大大提高了信息的检索效率和精确度。

　　传统的纸质档案检索需要大量的时间和人力，而数字化后的档案可以实现秒级响应，极大地节约了工作时间。

　　2.节省空间和成本：

　　纸质档案需要大量的存储空间和专人管理，而数字化后的档案可以存储在电子设备或云端，极大地节省了空间成本。

　　同时，减少了纸张、墨水、打印机等耗材的使用，降低了长期运营成本。

　　3.增强档案的安全性和可持续性：

　　电子档案可以设置严格的权限控制和加密机制，保护档案信息的安全性。

　　数字化档案不受纸张老化、虫蛀等自然因素的影响，可以长期保存和持续访问，确保档案信息的持久性和可持续性。

　　4.便于信息共享和协作：

　　数字化档案可以轻松实现远程访问和共享，不受地域和时间限制，提高了信息的共享和协作效率。

　　多人同时编辑、评论和审批档案变得更加简单和高效，有利于团队协作和决策制定。

　　综上所述，档案数字化加工扫描不仅在信息管理方面带来了显著的效率提升，还在资源利用、安全性和可持续性等多个方面都有明显优势。随着技术的进步和应用的普及，数字化档案的重要性将进一步凸显，成为现代组织和机构提升管理水平和服务效能的重要工具之一。